Traditionell leiden Call Center unter hoher Fluktuation. Einer der Gründe ist der hohe Arbeitsdruck, der bei den Mitarbeitern zu Stress führt und eventuell sogar im Burnout endet. Aktuelle Zahlen bestätigen dies: 76% aller Mitarbeiter haben schon einmal Symptome eines Burnouts gehabt, 59% sind burnoutgefährdet, und 28% sind kurz vor einem akuten Burnout-Syndrom. Das sind alarmierende Zahlen, die wir zum Anlass nehmen, uns einmal genauer sowohl mit den Gründen von Burnout in Contact Centern als auch mit Gegenmaßnahmen zu beschäftigen.
In der aktuellen Internationalen statistischen Klassifikation der Krankheiten und verwandter Gesundheitsprobleme (International Classification of Diseases - ICD 11) führt die WHO Burnout als „Phänomen am Arbeitsplatz“ an, nicht jedoch als Krankheit. Im weiteren Verlauf heißt es:
Betroffene beschreiben das Syndrom mit einem starken Erschöpfungsgefühl, was mit einem verringerten Leistungsvermögen einhergeht. Auch eine zunehmende Distanz und eine negative Haltung gegenüber des eigenen Jobs wird wahrgenommen. Es ist wahrscheinlich, dass diese Anzeichen bereits bei vielen Personen beobachtet wurden. Wenn diese Gefühle dauerhaft anhalten, sollte man aufpassen, damit es sich nicht verbreitet. Um das Burnout-Syndrom besser zu verstehen, gehen wir hier etwas genauer auf die Anzeichen ein. So können Sie bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern wachsamer sein und Anzeichen frühzeitig erkennen.
Anzeichen eines Burnouts
Folgende drei Merkmale gelten als charakteristisch:
Darüber hinaus gibt es weitere Anzeichen, wie etwa:
Nicht nur geistig werden Anzeichen festgestellt, auch körperlich ist die berufliche Belastung bemerkbar:
Im serviceorientierten Umfeld eines Contact Centers können Begleiterscheinungen wie Zynismus und Verbitterung dazu führen, dass sich eine Abwärtsspirale entwickelt. Wenn Empathie fehlt und sich stattdessen Gleichgültigkeit festsetzt, geht die wichtigste Eigenschaft in der zwischenmenschlichen Kommunikation verloren. Die Erfahrung für den Kunden leidet, wird wiederum auf den Mitarbeiter zurückfallen und den Stress weiter verstärken. Burnout ist für alle Beteiligten eine Lose-Lose-Situation.
Aber warum scheinen Call-Center-Mitarbeiter besonders anfällig für die Entwicklung des Burnout-Syndroms zu sein?
Was sind typische Auslöser des Burnout-Syndroms in Call Centern?
Bevor man auf die typischen Call-Center-spezifischen Auslöser eingeht, muss man über die allgemeinen sprechen. Die Entwicklung eines Burnout-Syndroms ist kein Vorgang, der sich einzig und alleine auf die Arbeit beschränken lässt. Warum manche Mitarbeiter eher zu Burnout neigen und andere nicht, hat auch viel mit Einflüssen außerhalb des Arbeitsumfeldes zu tun.
Folgend sind einige davon aufgezählt, ohne Anspruch auf Vollständigkeit.
Bereits in den generellen arbeitsbedingten Ursachen gibt es viele Gemeinsamkeiten mit dem Arbeitsumfeld eines Call Centers. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere, für ein Contact Center typische Ursachen, die Burnout begünstigen.
Die Gründe, warum Kunden den Kundenservice kontaktieren, sind leider häufig wenig erfreulich. Darum ist es nicht verwunderlich, dass dies mit eher negativen Emotionen wie Enttäuschung, Ärger oder Wut einhergeht. Nicht selten werden die Agenten am Telefon angeschrien und beleidigt. Diese Emotionen jeden Tag nicht nur zu verarbeiten, sondern auch effektiv damit umzugehen, kann eine erhebliche Belastung sein.
Sicherlich ist jeder Anruf irgendwo einzigartig. Doch der Prozess ist häufig sehr eng definiert. Eingabemasken und Gesprächsleitfäden lassen nur wenig Raum für Abweichungen. Dadurch kann sich die Arbeit mit den Kunden wie monotone Fließbandarbeit anfühlen.
Bedauerlicherweise werden Contact Center immer noch sehr häufig als Kostenfaktor und nicht als Umsatzgenerator verstanden. Deswegen ist hohe Effizienz in vielen Call Centern eine wichtige Grundlage. Eine Möglichkeit dies zu erreichen, ist eine hohe Auslastung der Mitarbeiter im Kundenkontakt zu gewährleisten. Das ist zwar gut für das Contact Center, aber weniger für die Mitarbeiter. Denn diese haben zwischen den Anrufen kaum Zeit zu verschnaufen.
Call Center arbeiten immer im Spannungsfeld von Effizienz und Kundenzufriedenheit. Dieses Spannungsfeld wird an die Mitarbeiter im Kundenkontakt weitergegeben. Von ihnen wird erwartet, dass Kundenangelegenheiten in möglichst kurzer Zeit und zur vollen Zufriedenheit des Kunden gelöst werden. Ambitionierte Vorgaben sowohl bei NPS als auch hinsichtlich der AHT setzen Mitarbeiter unter Druck.
Dienstpläne werden im Contact Center für gewöhnlich nach Verfügbarkeit, Skills und Vertragsbedingungen erstellt. Es ist häufig ein Kunststück des Planers, alle Anforderungen unter einen Hut zu bekommen. Leider haben die Mitarbeiter im Kundenkontakt gerade bei der Schichtplanung oftmals immer noch zu wenig Mitspracherecht. Das führt zu einem Gefühl des Ausgeliefertseins.
Ungerechtigkeiten im Arbeitsalltag sind ein weiteres häufiges Problem in Call Centern. Wenn Mitarbeiter immer wieder eine der unbeliebtesten Schichten im gesamten Contact Center erhalten, Überstunden von Einzelpersonen verlangt oder Bonuszahlungen inkonsistent verteilt werden, entsteht schnell ein Gefühl der Unfairness.
Aber auch über den Dienstplan hinaus, bietet die Arbeit in Call Centern wenig Raum für Selbstbestimmung. Man hat kaum Einfluss darauf, wann man in den Kundenkontakt geht. Der Verlauf des Kontakts wird vielleicht sogar noch durch einen Leitfaden bestimmt. Dieses Gefühl, nur Vorherbestimmtes auszuführen, kann dazu führen, dass jegliche Identifikation mit der Arbeit verloren geht.
Call Center müssen meistens mit engen Margen kalkulieren. Diesen Kostendruck erfahren auch die Mitarbeiter, durch strengere Vorgaben und mehr Arbeit. Allerdings sollten Call Center dabei nicht außer Acht lassen, dass Burnout und die damit einhergehende Fluktuation hohe Kosten mit sich bringt.
Direkte und indirekte Auswirkungen auf den Betrieb eines Contact Centers sind:
Burnout ist keine Modeerscheinung, sondern ein akutes Problem für viele Unternehmen, insbesondere Call Center. Es lohnt sich auch finanziell für Contact Center dieses Problem zu adressieren. Doch wie genau sollen Sie das anstellen?
Seien Sie aufmerksam. Bei manchen Mitarbeitern mag der Stress offensichtlich sein, andere sind besser darin, ihre innere Gefühlswelt zu verbergen. Deswegen sind empathische Gespräche besonders wichtig. Versuchen Sie, Anzeichen und Symptome frühzeitig zu erkennen. Auch Daten helfen: Ist die AHT bei gewissen Mitarbeitern besonders hoch, während die FCR (First Call Resolution) besonders niedrig ist? Wie ist die Auslastung der Mitarbeiter? Ist die Shrinkage höher als sonst? Dies alles sind Hinweise auf ein erhöhtes Stresslevel.
Wenn die Dinge nicht nach Plan laufen, kann die Versuchung groß sein, alles enger zu kontrollieren. Doch anstatt in Mikromanagement zu verfallen, was bei Mitarbeitern oft negative Einstellungen gegenüber der Arbeit verstärkt, ist es effektiver, ihnen Freiraum und psychologische Sicherheit zu bieten. Verbunden mit einer engen Feedbackschleife stärkt dies nicht nur das Selbstvertrauen, sondern trägt auch dazu bei, die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.
Wenn Sie erkennen, dass Mitarbeiter unfair behandelt werden, sprechen Sie es an. Das mag unangenehme Diskussionen mit anderen Stellen nach sich ziehen. Aber wenn Sie die Augen verschließen, wird das Problem nur größer.
Sind die Ziele in Ihrem Contact Center wirklich realistisch oder entsprechen sie eher einem pauschalen Branchenstandard? Wenn Ihr Call Center nur funktioniert, wenn sich die Mitarbeiter auf Dauer zerreißen, dann muss grundlegend etwas geändert werden. Erreichbare Ziele hingegen fördern Mitarbeitermotivation und -produktivität.
Häufig können bereits kleine Änderungen die Gesamtsituation verbessern. Allein schon klare Rollenbeschreibungen helfen Ihren Mitarbeitern, die Grenzen der eigenen Arbeit zu verstehen und diese auch durchzusetzen. Klare und unmissverständliche Kommunikation hilft ihnen darüber hinaus, ihre Aufgaben und Rollen besser zu verstehen.
Beim Workforce Management (WFM) geht es darum, das optimale Gleichgewicht zwischen Kundenservice, Unternehmenseffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit zu finden. Prognostizieren Sie akkurat die Höhen und Tiefen im Kontaktvolumen? Berechnen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie bei einer realistischen Auslastung benötigen? Planen Sie Ihr Personal effizient um diese Hoch-Zeiten und Flauten herum? Beherrschen Sie das Echtzeitmanagement, sodass Ihre Mitarbeiter nicht gestresst werden, wenn es nicht gut geht? Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Verwaltung ihrer Dienstpläne ein, sodass sie eine bessere Work-Life-Balance erreichen, ohne dass die Effizienz des Unternehmens oder die Kundenerfahrung darunter leiden? Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein" lautet, sitzen Sie auf einer Burnout-Zeitbombe. Außerdem setzen Sie Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsnachteil aus, wenn es um Effizienz, Kundenzufriedenheit, Personalbeschaffung und Mitarbeiterbindung geht.
In diesem Blogbeitrag ist zusammengefasst, wie das professionelle WFM-Tool Peopleware Ihnen hilft, Burnout zu bekämpfen.
Burnout im Call Center ist leider keine Seltenheit. Das Arbeitsumfeld im Contact Center trägt bedauerlicherweise dazu bei, dass Mitarbeiter Stress empfinden. Das gehört zum Beruf dazu. Aber Verantwortliche sollten sich bewusst machen, dass sie selbst Einfluss darauf haben, diesen Stress zu erhöhen oder zu verringern. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter steht nicht im Widerspruch zur Unternehmensleistung. Geht es den Mitarbeitern schlecht, wird sich dies auch negativ auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken.
Burnout-Symptome erkennen, empathisch für die Belange der Mitarbeiter sein, professionelle WFM-Software einsetzen und frühzeitig reagieren sind Schlüssel dafür, Burnout im Call Center zu verhindern.