Contact Center spielen eine zentrale Rolle, um Kunden während der aktuellen Coronavirus-Pandemie auf dem Laufenden zu halten - und sie zu beruhigen. Denn wenn Kunden in Panik geraten, greifen viele direkt zum Hörer. Aber was tun, wenn das Arbeitsaufkommen in Ihrem Contact Center rasant zunimmt und die Wartezeiten explodieren?
Ihr Unternehmen steht vermutlich vor großen Problemen - hierzu gehören unter anderem fehlende Agenten, hohe Anrufvolumen und steigende Bearbeitungszeiten. Sie sollten daher jetzt einen Krisenplan erstellen, der Ihnen dabei hilft, schlechte Kundenerfahrungen zu reduzieren und Ihren Mitarbeitern die Unterstützung zukommen zu lassen, die sie jetzt benötigen.
In erster Linie zielt ein solcher Plan darauf ab, das gestiegene Anrufaufkommen zu bewältigen. Hier erfahren Sie, welche Maßnahmen wirklich helfen.
Damit Kunden rasch mit allen notwendigen Informationen versorgt werden, müssen alle Abteilungen zusammenarbeiten und ihr Vorgehen koordinieren. Richten Sie abteilungsübergreifende Meetings mit Führungskräften und Mitarbeitern in Schlüsselpositionen ein.
Diese Personen sind Ihr Krisenstab. Schaffen Sie ein offenes Forum, um Ideen und Pläne zu diskutieren, wie Mitarbeiter und Kunden in der Krise unterstützt werden können. Besprechen Sie als erstes die Bedürfnisse, Sorgen und Probleme der Mitarbeiter. Anschließend sollten Sie beraten, wie den Kunden geholfen werden kann.
Der Krisenstab sollte Informationen entwickeln, die allen Kunden zur Verfügung gestellt werden können. Notieren Sie, welche Arten von Informationen zu welchem Thema benötigt werden. Achten Sie darauf, dass keine Kundengruppe vergessen wird. Die Informationen sollten hilfreich und relevant sein. Der gesamte Krisenstab sollte beteiligt sein, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden.
Da in Ihrem Krisenstab alle Abteilungen vertreten sind, beziehen Sie auch alle Kommunikationskanäle mit ein. So kann die Marketingabteilung beispielsweise Massen-E-Mails und -SMS an Kunden versenden oder Social-Media-Posts einstellen. Das Vertriebs- oder Kundenbetreuungsteam kann hingegen wichtige Kunden durch persönliche Anrufe informieren.
Durch diesen umfassenden Kommunikationsansatz können mehr Kunden erreicht werden. Sie alle erhalten proaktiv wichtige Informationen, bevor sie zum Telefon greifen müssen. Auf diese Weise wird das Anrufvolumen gesenkt und Ihre Agenten werden entlastet.
In Ihrem Contact Center gehen aktuell viele neue Fragen ein. Es lohnt sich, diese zu kategorisieren und Vorlagen für einheitliche Antworten zu erarbeiten. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Sobald Sie das Q&A-Dokument erstellt und überprüft haben, können Sie daraus ein Skript für die Agenten ableiten. Verteilen Sie das Skript an Ihre Kundenservice-Teams. Gehen Sie die Fragen und Antworten mit den Agenten und Teamleitern durch und diskutieren Sie mögliche Unklarheiten. Jeder Agent und Teamleiter sollte genau verstehen, was die Antworten bedeuten und welche rechtlichen und wirtschaftlichen Überlegungen dahinterstehen.
Sobald alle das Skript verstanden haben, wird sich das Service-Team im Umgang mit Kunden deutlich sicherer fühlen. Agenten werden in die Lage versetzt, informiertere und emphatischere Antworten zu geben. Außerdem reduziert sich die Zeit, die Kunden in der Warteschleife verbringen müssen, während Agenten recherchieren, wie sich eine Frage beantworten lässt. Dadurch verbessert sich die Kundenerfahrung und die durchschnittliche Bearbeitungszeit (AHT) sinkt.
FAQ zur aktuellen Situation erstellen
Das Skript für die Agenten eignet sich auch hervorragend, um es leicht abgewandelt als FAQ auf Ihre Website zu stellen. Sorgen Sie dafür, dass das FAQ für Websitebesucher leicht auffindbar ist. Am besten arbeiten Sie mit Ihrer Marketing- oder IT-Abteilung zusammen, um das FAQ über verschiedene Kommunikationskanäle zu verbreiten. Sie können es auch beispielsweise als Banner unter der Menüleiste auf allen Ihren Websites einblenden.
Je besser es Ihnen gelingt, das FAQ dort sichtbar zu machen, wo sich Ihre Kunden aufhalten, desto besser. So reduzieren Sie wirksam die Zahl der Anrufer in Ihrem Contact Center.
Ihr Contact Center verfügt sicher über einen Eskalationsprozess zum Umgang mit schwierigen oder verärgerten Kunden. Während einer Krise muss dieser Prozess möglicherweise neu bewertet werden. Sie sollten Folgendes berücksichtigen:
Wenn viele Kunden gleichzeitig nach einem Vorgesetzten fragen, sollte ein Rückruf angeboten werden. Hierbei sollte die Erwartungshaltung des Anrufers aktiv gemanagt werden:
Wenn die Zahl der Anrufer, die einen Vorgesetzten sprechen wollen, stark zunimmt, sollten Sie das Problem mit dem Krisenstab besprechen. Möglicherweise besteht eine Lösung darin, eine weitere Massenkommunikation mit häufigen Fragen und Antworten an die Kunden zu senden.
Das gestiegene Anrufvolumen kann dazu führen, dass wichtige Kunden, die dringend Unterstützung benötigen, mit ihrem Anruf nicht mehr durchkommen. Sie sollten diese Kunden darüber informieren, wann das Contact Center am besten erreichbar ist.
Möglicherweise wollen Sie auch ein bestimmtes Zeitfenster komplett für sie freihalten oder eine gesonderte Hotline für sie einrichten. Der Krisenstab kann eine entsprechende Mitteilung formulieren und an betroffene Kunden senden.
Um eine hohe Servicequalität sicherzustellen, benötigen Ihre Agenten Schulungen. Wenn Sie zu wenige Ressourcen zur Verfügung haben, um Schulungsmaterialien selbst zu erstellen, können Sie auf externe Schulungsanbieter zurückgreifen, die sich auf Contact Center spezialisiert haben, z.B. auf The Call Center School.
Zu den Schulungsmaterialien, die Ihre Agenten in Zeiten der Corona-Pandemie benötigen, gehören möglicherweise:
Einzelcoachings helfen Ihren Agenten, mit dem zusätzlichen Stress umzugehen. Sie erhalten außerdem die Gelegenheit, Fragen zu stellen und erfahren alles über aktuelle Änderungen im Unternehmen und wie sich diese auf die Kunden auswirken.
Mithilfe Ihrer Agenten können Sie ein automatisches Feedback-System aufbauen, um regelmäßig Rückmeldungen zu erhalten, wie es Ihren Kunden gerade geht. Die Informationen können wiederum an den Krisenstab zurückgespielt werden, um aktuelle Initiativen zu verbessern und besser auf Kunden abzustimmen.
Das Problem von Einzelcoachings und Trainings besteht darin, dass Agenten in dieser Zeit keine Anrufe entgegennehmen können. Doch die Zeit ist gut investiert. Agenten sind die Schnittstelle zum Kunden. Sie sollten genau wissen, was in der aktuellen Situation zu tun ist.
Wenn Sie über eine WFM-Software wie Peopleware verfügen, können Sie die Funktion der Pausenoptimierung verwenden, um die optimalen Zeiten für die Verplanung von Einzelcoachings zu ermitteln. Sie können angeben, wie lange Ihre Coaching-Sitzung dauern soll (15-45 Minuten) und die Software wird jedem Agenten den bestmöglichen Termin zuweisen.
Wenn Kunden länger warten müssen, sollte ihnen ein Rückruf angeboten werden. Diese Einstellung kann normalerweise in Ihrem Sprachdialogsystem (IVR) vorgenommen werden. Die Maßnahme trägt dazu bei, das Arbeitsaufkommen besser über den gesamten Tag zu verteilen.
Ein anderer Ansatz besteht darin, die IVR zu nutzen, um Anrufer zu den richtigen Agenten weiterzuleiten, beispielsweise indem eine Krisen-Hotline zu bestimmten Fragestellungen angeboten wird. Sie können die IVR auch nutzen, um Anrufer auf Informationen aufmerksam zu machen, mit denen sie ihre Fragen selbständig beantworten können. So könnten Sie Kunden beispielsweise auf eine bestimmte Webseite oder E-Mail-Adresse verweisen.
Kunden hassen es, sich durch komplizierte Menüstrukturen in der IVR klicken zu müssen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Änderungen die Qualität der Kundenerfahrung nicht beeinträchtigen.
Während einer Krise wie der Corona-Pandemie wird ein höheres Anrufvolumen schnell zum Normalzustand. Ihre aktuellen Daten unterscheiden sich vermutlich stark von denen vergangener Monate. Ihre Forecasts und Einsatzpläne sind dann veraltet und sollten schnellstmöglich überarbeitet werden.
Als erste Notlösung kann es hilfreich sein, Forecasts und Einsatzpläne aus einem anderen Zeitraum heranzuziehen, der vom Arbeitsaufkommen her der aktuellen Situation ähnelt.
Besser ist es natürlich, wenn Sie basierend auf den aktuellen Daten einen komplett neuen Forecast erstellen. Auch Re-Forecasts im Tagesverlauf sind empfehlenswert, wenn das Anrufvolumen vom Forecast abweicht. Am besten gelingt das mit einer Workforce-Management-Software wie Peopleware. Aber auch Tools wie Excel können genutzt werden, um eine neue Prognose zu erstellen. Je genauer der Forecast, desto genauer entsprechen die Einsatzpläne dem tatsächlichen Bedarf.
Hier noch einmal eine Zusammenfassung der Maßnahmen, die in diesem Artikel vorgestellt wurden:
Eine weitere effektive Möglichkeit, dem hohen Anrufvolumen während der Corona-Pandemie zu begegnen, ist Homeoffice. Agenten können dann deutlich flexibler eingesetzt werden. Ein Blogpost zu diesem Thema wird demnächst veröffentlicht.